Una empresa puede tener Instagram, una web, una hoja de cálculo y una herramienta para enviar presupuestos. Aun así, cada consulta nueva puede obligar a alguien a reunir la información a mano:
- Averiguar de dónde llegó la persona.
- Entender qué le interesa.
- Comprobar qué se le respondió.
- Decidir cuál debería ser el siguiente paso.
He visto este problema en negocios muy diferentes. No siempre les falta tecnología. Muchas veces ya utilizan varias herramientas, pero cada una funciona por separado y ninguna acompaña al cliente durante todo el recorrido.
Por eso, antes de elegir otra aplicación, conviene hacerse una pregunta más útil:
¿Qué recorrido hace un posible cliente desde que descubre el negocio hasta que compra?
La respuesta ayuda a decidir si basta con organizar mejor lo que ya existe, si hay que conectar varias herramientas o si tiene sentido construir una plataforma adaptada al negocio.
Cómo elegir software para una empresa según su proceso de venta
Esto le pasa a la compañía de teatro de mi amigo Rubén. Son realmente buenos y hacen un espectáculo de improvisación en un teatro de Lavapiés. Utilizan las redes sociales para atraer espectadores, tienen una web donde promocionan sus funciones y, además, ofrecen cursos para quienes quieren aprender impro.
El problema es que esas dos propuestas están relacionadas, pero no siguen el mismo recorrido.
Dos públicos relacionados, pero con objetivos diferentes
Quien quiere asistir al espectáculo necesita encontrar rápidamente:
- La fecha de la función.
- El lugar donde se celebra.
- La forma de comprar una entrada.
Quien siente curiosidad por aprender impro necesita conocer:
- Los cursos disponibles.
- Los distintos niveles.
- Las próximas convocatorias.
- La forma de solicitar información o inscribirse.
Incluso puede suceder que una persona vaya primero como espectadora, disfrute del espectáculo y después quiera aprender. Ese interés ya existe, pero hace falta un recorrido que le permita dar el siguiente paso.
La compañía de Rubén ya tiene redes sociales y una web. Por tanto, no se trata simplemente de añadir más herramientas. La oportunidad está en conectar mejor lo que ya tiene:
- Que una publicación sobre el espectáculo lleve directamente a la información de esa función.
- Que una persona interesada en aprender encuentre fácilmente los cursos.
- Que los contenidos sobre las clases no queden ocultos entre los anuncios de actuaciones.
No podemos asegurar cuántas ventas o alumnos están perdiendo sin medirlo. Lo que sí podemos preguntarnos es:
¿Cuántas personas muestran interés, entran en sus canales y no encuentran con claridad qué deben hacer después?
Quizá el problema se resuelva mejorando las páginas y sus enlaces. Para vender entradas también podrían utilizar una herramienta existente, como Eventbrite, que ya ofrece páginas de eventos, venta de entradas y funciones de promoción.
Solo tendría sentido estudiar una solución más integrada si necesitaran relacionar de una forma particular los espectáculos, los espectadores, los alumnos y el seguimiento de cada grupo.
Automatizar procesos empresariales para ahorrar tiempo en consultas y presupuestos
También conozco el caso de Manuel, que tiene una empresa de construcción dedicada a las remodelaciones. Publica sus trabajos en Instagram y Facebook, pero no tiene una web donde pueda enseñar, de forma ordenada, su portfolio y la calidad de los proyectos que realiza.
Cuando alguien se interesa por una reforma, Manuel y su equipo tienen que responder preguntas, pedir información y preparar cada presupuesto prácticamente desde cero.
Parte de esos datos se repite en casi todas las consultas:
- Qué tipo de obra necesita el cliente.
- Dónde se encuentra el inmueble.
- Cuándo quiere comenzar.
- Cómo se puede contactar con él.
- Qué información necesita para avanzar.
Aquí una web no serviría únicamente como presentación de la empresa.
Una web también puede preparar la primera conversación
Un portfolio permitiría mostrar trabajos anteriores y ayudaría al posible cliente a entender qué tipo de proyectos realizan.
Un formulario o un Agente IA 360 podrían recoger la información inicial sobre la obra. Después, el equipo podría revisar esos datos antes de llamar o preparar una propuesta.
Eso no significa que un agente pueda calcular automáticamente el precio definitivo de cualquier reforma. Una obra exige comprobar:
- Medidas.
- Materiales.
- Condiciones del espacio.
- Alcance real del trabajo.
- Necesidades particulares del cliente.
La información inicial serviría para orientar la conversación y, si el negocio lo considera útil, generar una estimación preliminar que siempre tendría que ser revisada.
El proceso continúa cuando el presupuesto se acepta
El trabajo de Manuel no termina cuando el cliente acepta el presupuesto. Después necesita controlar el avance de la obra, las tareas pendientes y la información relacionada con cada proyecto.
Esa parte pertenece a otro momento del trabajo, pero está conectada con el proceso comercial.
Cuando un presupuesto se acepta, la oportunidad deja de ser solamente un posible cliente y se convierte en un proyecto en ejecución.
Si ambas áreas están relacionadas, el equipo no necesita volver a introducir datos que ya había recogido anteriormente. La información acompaña al cliente desde la primera consulta hasta el seguimiento de la obra.
Automatizar no significa eliminar la intervención humana. Significa evitar que el equipo tenga que repetir tareas y reconstruir información que ya posee.
Cuándo Excel es suficiente para gestionar una pequeña empresa
No todos los negocios necesitan una plataforma compleja.
Pensemos en un negocio de repostería para bodas que enseña sus tartas en Instagram y recibe dos encargos nuevos por semana.
Si su responsable puede atenderlos sin retrasos, anotar las fechas y los datos en una hoja compartida y saber en todo momento qué pedidos tiene pendientes, probablemente no necesite una web ni un CRM.
En ese caso, añadir más herramientas podría crear trabajo en lugar de resolver un problema.
Lo razonable sería conservar un proceso sencillo y asegurarse de que quedan correctamente registrados:
- Los datos del cliente.
- La fecha de entrega.
- Las características del pedido.
- El precio acordado.
- El estado del encargo.
- Las conversaciones pendientes.
La necesidad cambia cuando el negocio quiere crecer
La decisión sería diferente si ese mismo negocio quisiera crecer y abrir una pastelería.
Entonces tendría que:
- Mostrar un catálogo más amplio.
- Atender un mayor número de consultas.
- Recoger las preferencias de cada cliente.
- Distinguir entre personas que solo están mirando y clientes interesados.
- Registrar los pedidos confirmados.
- Coordinar el seguimiento entre varias personas.
Excel no habría dejado de ser útil de un día para otro. Lo que habría cambiado sería el volumen y la complejidad del negocio.
El tamaño de la solución debe responder al trabajo que existe hoy y al crecimiento que la empresa se está preparando para asumir.
Herramientas digitales para empresas: tres formas de organizar el trabajo
No existe una única respuesta válida para todos los negocios. Según la situación, una empresa puede tomar tres caminos.
1. Organizar lo que ya funciona
A veces basta con definir:
- Quién responde a las consultas.
- Dónde se guardan los datos.
- Cuándo se hace el seguimiento.
- Quién es responsable del siguiente paso.
Una hoja de cálculo puede ser suficiente si el volumen es bajo, la información está ordenada y el equipo la mantiene al día.
No tiene sentido sustituir una herramienta sencilla que está resolviendo correctamente el trabajo.
2. Conectar herramientas existentes
En otros casos, la empresa puede utilizar una web, un sistema de entradas o reservas y un CRM, siempre que esté claro cómo pasa la información de una herramienta a otra.
Por ejemplo, HubSpot CRM permite centralizar contactos y oportunidades. También existen soluciones específicas para eventos, citas, presupuestos o formación.
El problema aparece cuando cada herramienta funciona como una isla y alguien tiene que copiar manualmente la información entre ellas.
Una conexión útil debería permitir que:
- Los datos recogidos en la web lleguen al sistema adecuado.
- Una reserva quede asociada a la persona que la realizó.
- El equipo pueda consultar las conversaciones anteriores.
- Cada oportunidad tenga un responsable y un próximo paso.
- La información no tenga que introducirse varias veces.
3. Construir una plataforma adaptada
Una plataforma propia puede tener sentido cuando varios procesos particulares necesitan compartir datos y las herramientas disponibles obligan al equipo a repetir tareas o trabajar de una manera que no encaja con su actividad.
Esta opción exige más definición inicial.
Antes de construir, hay que saber:
- Quién utilizará el sistema.
- Qué información necesita cada persona.
- Qué acciones podrá realizar cada usuario.
- Qué deberá ocurrir cuando un cliente pase de una fase a otra.
- Qué herramientas existentes merece la pena conservar.
- Qué procesos necesitan una solución específica.
La pregunta no debería ser:
«¿Podemos construirlo?»
La pregunta correcta es:
«¿Qué problema va a resolver y por qué las herramientas actuales no son suficientes?»
Cómo saber qué software necesita realmente tu empresa
Para descubrir qué necesita una empresa, podemos elegir tres consultas recientes y reconstruir todo su recorrido.
Revisa estas ocho preguntas
- ¿Dónde descubrió cada persona el negocio?
- ¿A qué página o canal llegó después?
- ¿Qué quería conseguir en ese momento?
- ¿Qué datos pidió el equipo?
- ¿Qué información tuvo que solicitar de nuevo?
- ¿Dónde quedó registrada la conversación?
- ¿Quién tenía que realizar el siguiente paso?
- ¿La persona pudo comprar, reservar o solicitar una propuesta con facilidad?
Las respuestas pueden revelar problemas muy distintos.
Quizá falta una página que explique correctamente el servicio. Puede que la agenda funcione, pero nadie haga seguimiento después de la reunión. También puede ocurrir que el equipo copie información de un sistema a otro cada vez que consigue una venta.
Este diagnóstico permite invertir en el punto donde realmente se pierde tiempo o se interrumpe el recorrido del cliente.
No empieces preguntando qué herramienta debes contratar. Empieza localizando el momento exacto en el que se rompe el proceso.
Integración de sistemas empresariales: unir las partes que trabajan juntas
En FEIDERS partimos de ese recorrido para decidir qué capacidades necesita cada proyecto.
En algunos casos será suficiente con una web clara y una agenda. En otros tendrá sentido incorporar:
- Un Agente IA 360 para atender las primeras consultas.
- Un CRM para realizar el seguimiento comercial.
- Un sistema de reservas para organizar citas.
- Un portfolio para presentar proyectos anteriores.
- Un área desde la que gestionar proyectos y clientes.
- Una plataforma de formación, tienda o catálogo cuando el negocio lo necesite.
También podemos concluir que lo mejor es conservar una herramienta externa que el equipo ya utiliza correctamente y conectarla con el resto del proceso.
No se trata de sustituir todo por una plataforma nueva. Se trata de conseguir que cada pieza tenga una función clara y que la información llegue a la persona que debe actuar.
La compañía de teatro de Rubén, la empresa de reformas de Manuel y el negocio de repostería tienen necesidades muy diferentes. Sin embargo, todos deberían hacerse la misma pregunta:
Cuando una persona muestra interés, ¿puede avanzar con facilidad y sabe el equipo qué debe hacer después?
Si la respuesta es sí, quizá no sea necesario cambiar nada.
Si el recorrido se rompe entre mensajes, páginas, presupuestos y hojas de cálculo, ese es el punto de partida para mejorar.
Cuéntanos cómo llegan hoy tus clientes y qué sucede desde la primera consulta hasta la venta. En FEIDERS podemos ayudarte a decidir qué herramientas conservar, cuáles conectar y qué conviene construir para tu negocio.